Mithilfe von Datenbankautomatisierungen optimierte Projektmanagement-Workflows erstellen
Datenbankautomatisierungen ermöglichen es dir, benutzerdefinierte Workflows für wiederkehrende Admin-Aufgaben beim Projektmanagement zu erstellen. Verschwende weniger Zeit mit manueller Arbeit und konzentriere dich auf die wirklich wichtigen Aufgaben.
- Mit Datenbankautomatisierungen Zeit sparen und aufs Wichtige konzentrieren
- Workflows für Aufgaben und Projekte einrichten
- Drei Automatisierungen für Notion für Projekte
- 1. Eine neue Aufgabe starten
- 2. Ein Projekt starten
- 3. Sende eine E-Mail, wenn ein Formular ausgefüllt wird
- Komplexität mit Formeln wegautomatisieren
- Erste Schritte
- Einrichtung einer formelbasierten Automatisierung
- Weitere Datenbankautomatisierungen für all deine Aufgaben
Im Projektmanagement (bzw. als Person, die Arbeit verwaltet) wiederholen sich deine Aufgaben bestimmt häufig – Projektstatus aktualisieren, neue Aufgaben hinzufügen und zuweisen oder Erinnerungen versenden – und das vom Projektstart bis zum Abschluss.
Die manuelle Arbeitsbelastung nimmt zu, wenn dein Team wächst. Doch mit Notion lassen sich für solche aufwendigen Arbeitsschritte Datenbankautomatisierungen erstellen. Du musst diese lediglich einrichten und kannst dich dann anderen Aufgaben zuwenden.
In dieser Anleitung zeigen wir dir, wie du mithilfe von Datenbankautomatisierungen benutzerdefinierte Workflows einrichtest, um deine Prozesse zu optimieren und sicherzustellen, dass nichts untergeht.
Datenbankautomatisierungen bestehen aus Auslösern und den damit initiierten Aktionen. Du kannst Auslöser und Folgeaktionen einrichten, die auf Änderungen an Datenbankeigenschaften reagieren. Der Aufbau erklärt sich wie folgt: „Wenn einer dieser Auslöser auftritt, dann führe diese Aktion aus.“
Angenommen, dein Auslöser ist das Hinzufügen einer neuen Seite zur Datenbank. Die daraus resultierenden Aktionen könnten dann darin bestehen, dass einige Eigenschaften mit von dir ausgewählten Antworten ausgefüllt werden.
Mit Datenbankautomatisierungen lassen sich u. a. Angaben für Eigenschaften vervollständigen oder aktualisieren, Seiten in einer anderen Datenbank hinzufügen und bearbeiten oder Slack-Benachrichtigungen senden. Du kannst Automatisierungen nach Bedarf anpassen und in einer Datenbank mehrere Automatisierungen für verschiedene Szenarien ausführen.
Diese Funktion ist in jeder Notion-Datenbank verfügbar. Besonders effektiv ist sie jedoch beim Projektmanagement. Dabei bist du auf präzise Workflows angewiesen, bei denen nichts verloren geht, übersehen wird oder in Vergessenheit gerät.
Datenbankautomatisierungen ermöglichen dir Folgendes:
Verschwende weniger Zeit zwischen Aufgaben: Deine Teammitglieder müssen nicht mehr darauf warten, dass ihnen das nächste Projekt zugewiesen wird, sondern werden benachrichtigt, wenn neue Aufgaben für sie anfallen.
Vermeide Fehler: Wenn dein Team parallel an mehreren Projekten arbeitet, sind es oft die manuellen Aufgaben (z. B. das Neuzuweisen von Aufgaben), die vergessen werden. Mit Automatisierungen lässt sich die kognitive Belastung aller verringern und verhindern, dass etwas übersehen wird.
Konsolidiere das Projektmanagement: Da Datenbankautomatisierungen direkt in Notion eingebunden sind, musst du keine komplexen Workflows mit Tools von Drittanbietern erstellen. Du kannst dein gesamtes Projektmanagement in Notion erledigen. So kann dein Team konzentriert arbeiten und muss nicht zwischen verschiedenen Programmen wechseln.
Datenbankautomatisierungen sind nur bei bestimmten Plan-Typen verfügbar.
Datenbankautomatisierungen lassen sich einfach mit wenigen Schritten einrichten.
Gehe dazu in deiner Projekt- oder Aufgabendatenbank folgendermaßen vor:
Wechsle zum Optionsmenü (…) und wähle
Automatisierungenaus oder klicke einfach auf das Blitz-Icon.Wähle
Neue Automatisierungaus und benenne die Automatisierung bei Bedarf um.Wähle als Nächstes deine Auslöser aus. Dies kann das Hinzufügen einer neuen Seite, das Bearbeiten einer oder mehrerer bestimmter Eigenschaften oder das Bearbeiten jeder