Notion에서 조직 설정 및 관리에 관해 알아두어야 할 모든 것

Notion 내 팀 규모가 커진다고 해서 여러 워크스페이스와 설정을 확인하는 게 어려워져서는 안 되겠죠. 워크스페이스별로 관리자가 다를 경우, 각 관리자에게 동일한 내용을 전달하고 이해시켜 실행하도록 하는 절차는 결코 간단한 일이 아닙니다. 한눈에 모든 사항을 확인할 수 없는 경우, 더 전략적인 업무에 집중하는 대신 혼란스러운 설정을 해결하는 데 귀중한 시간을 낭비할 수 있습니다.

Notion의 조직 단위 제어 기능은 사용자부터 보안 설정까지 필요한 모든 것을 한 곳에서 통합합니다. 조직 소유자는 기본 제품 외부에 존재하는 깔끔하고 직관적인 관리자 콘솔을 통해 모든 워크스페이스에서 조직 단위 설정을 완벽하게 파악하고 제어할 수 있습니다. 한 곳에서 기준이 되는 데이터를 확인하고 모든 워크스페이스의 현황을 파악하고 몇 번의 클릭으로 설정을 조정할 수 있는 일종의 통제 센터라고 생각하시면 됩니다.

이 가이드에서는 다음을 설명해 드리겠습니다.

• 조직을 설정하고 조직 소유자를 할당하여 중앙 집중식으로 설정을 관리하는 방법

• 조직 소유자와 워크스페이스 소유자의 차이점을 이해하는 방법

• 관리자 콘솔을 사용하여 워크스페이스에서 일어나는 모든 일을 한눈에 확인하는 방법

• Notion의 권장 설정을 사용하여 조직의 보안을 극대화하는 방법

Notion에서 조직을 설정할 때 회사 도메인 소유권을 주장하면 Notion 전반에 걸쳐 해당 도메인과 연계된 모든 사용자 또는 모든 공간을 더 잘 파악하고 제어하는 데 도움이 됩니다. 도메인 인증은 조직 단위 제어를 관리하는 첫 번째 단계입니다. 도메인과 관련된 여러 워크스페이스를 조직에 통합하는 등 필수적인 보안 및 관리 기능을 사용할 수 있습니다. 또한, 워크스페이스의 SAML SSO(통합 로그인) 구성, 링크 미리보기를 사용한 Notion API 통합 구축, 워크스페이스를 생성할 수 있는 사용자 제어와 같은 도메인 관리 설정을 이용할 수 있습니다. 자세한 내용은 참고 문서를 확인하세요.

회사 도메인을 요청한 후에는 조직 소유자를 지정하여 조직 단위 설정 및 제어를 처리할 수 있습니다.

조직 소유자는 자신이 속하지 않은 워크스페이스를 포함하여 조직 단위 설정 및 권한을 완전히 제어할 수 있는 관리자와 같습니다. 또한 워크스페이스 및 팀스페이스 소유자와 같은 다른 관리자를 감독하여 모든 것이 효율적으로 운영되도록 합니다. 조직 소유자 설정에 대해 자세히 알아보려면 참고 문서를 확인하세요.

예를 들어, 회사의 워크스페이스가 북미, 유럽, 아시아에 걸쳐 있는 경우, 비밀번호 정책과 같은 기본 보안 설정을 업데이트하려면 각 워크스페이스에 따로 로그인해야 합니다. 적절한 권한이 없으면 간단한 변경 사항도 다른 워크스페이스 소유자에게 요청해야 합니다. 조직 소유자가 운영을 담당하면 조직 전체에 간편하게 일관된 작업을 적용하고 원활하게 운영할 수 있습니다.

조직 소유자는 여러 명이 될 수 있지만, 협업을 위한 명확한 지침을 수립하는 것이 중요합니다. 그래야 설정 및 권한 관리와 관련하여 모든 사람이 동일한 원칙을 적용함으로써 일관성을 유지할 수 있습니다.

여러 역할이 있는 경우 조직 소유자와 워크스페이스 소유자의 주요 차이점을 이해하는 것이 중요합니다.

• 조직 소유자는 최고 수준의 제어 권한을 가진 최고 관리자 역할을 합니다. 조직 소유자는 직접 관리하지 않는 워크스페이스를 포함하여 조직 단위 설정 및 권한에 대한 권한을 가지고 있습니다.

• 워크스페이스 소유자는 관리자 권한으로 특정 워크스페이스를 관리하지만, 워크스페이스가 조직의 일부인 경우 일부 제한 사항이 적용됩니다. 조직 소유자 설정이 워크스페이스 소유자의 설정을 일부 제한할 수 있습니다.

조직 소유자가 조직 단위 설정 및 정책에 대한 주요 의사 결정자 역할을 하도록 하는 것이 좋습니다. 워크스페이스 소유자와 원활하게 협업할 수 있도록 몇 가지 유용한 팁을 소개합니다.

• 문서 결정 프레임워크 : 어떤 관리자 수준에서 어떤 사항에 대한 결정이 이루어지는지에 대한 명확하고 간단한 지침을 작성하면 혼란을 방지하는 데 도움이 됩니다.

• 피드백 채널 설정: 워크스페이스 소유자가 팀에 영향을 미치는 정책과 결정에 대한 의견을 쉽게 공유할 수 있는 방법을 만듭니다.

• 간단한 변경: 워크스페이스 소유자가 필요할 때 설정을 변경하도록 요청할 수 있는 명확한 프로세스를 마련합니다.

• 모든 사람에게 최신 정보 제공: 워크스페이스 소유자에게 워크스페이스에 영향을 미칠 수 있는 변경 사항을 미리 알려줍니다.

조직 단위 제어는 모든 것을 안전하고 원활하게 유지하는 데 도움이 되지만, 세분화된 워크스페이스 설정을 방해해서는 안 됩니다. 다음 방법을 따르면 보안을 유지하면서 워크스페이스 소유자에게 팀을 효과적으로 관리하는 데 필요한 유연성을 제공할 수 있습니다.

조직 소유자로서 조직 전반을 관리하는 경우 관리자 콘솔은 대시보드 역할을 합니다. 임직원, 공유 설정, 보안 및 규정 준수 제어, 감사 로그를 한눈에 파악할 수 있죠.

관리자 콘솔에 접근하려면 워크스페이스 전환기를 열고 조직 관리를 선택하세요.

홈 화면에서는 일반, 사람, 보안, 데이터 및 권한, 애널리틱스 등 5가지 주요 카테고리를 확인할 수 있습니다. 각 설정을 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

'일반' 탭에서는 주요 조직 설정에 빠르게 접근할 수 있습니다. 조직의 이름, 아바타, 인증된 이메일 도메인, 워크스페이스, 팀스페이스를 편집하고, SAML SSO(통합 로그인)를 관리하며, SCIM 프로비저닝을 처리하는 등의 모든 작업을 한곳에서 수행할 수 있습니다.

이 탭에서 워크스페이스 관리를 선택하면 조직에 연결된 모든 워크스페이스가 표시됩니다. 활성화된 기능을 보고 조정하려면 원하는 워크스페이스를 클릭하세요. 예를 들어, 특정 팀에 대해서는 Notion AI를 활성화하고 다른 팀에 대해서는 비활성화된 상태로 유지할 수 있습니다. 가장 좋은 점은 워크스페이스 사이를 이동할 필요 없이 한곳에서 모든 설정을 관리할 수 있다는 것입니다.

사람 탭에서는 조직 내 멤버와 게스트가 표시되고 기능하는 방식을 쉽게 관리할 수 있습니다. 여기에는 사용자 세션 및 계정 사용 권한 설정(예: 비밀번호 재설정 및 모든 사용자 로그아웃) 관리가 포함됩니다. 사용 가능한 설정에 대해 자세히 알아보려면 참고 문서를 확인하세요.

멤버 관리 섹션에서는 조직의 모든 사용자와 해당 사용자가 속한 워크스페이스를 확인할 수 있습니다. 이 보기는 멤버를 트래킹하고 청구를 관리하는 데 매우 유용합니다. 각 워크스페이스에서 멤버 목록을 내보내고 중복 항목을 수동으로 제거할 필요 없이 모든 것을 한곳에서 볼 수 있습니다. 따라서 사용자가 여러 워크스페이스에 속해 있더라도 청구 주기에 한 사람으로만 계산되므로 안심할 수 있습니다.

또한 멤버를 클릭하면 모든 워크스페이스에서 한 번에 프로필을 볼 수 있으므로 여러 곳에서 정보를 수집할 필요가 없습니다.

보안 탭을 사용하면 팀의 정보를 보호할 수 있습니다. 누가 콘텐츠를 외부에 공유하고, 페이지를 내보내거나 새로운 팀 멤버를 추가할 수 있는지 등 모든 워크스페이스의 보안을 설정하고 관리할 수 있습니다. 또한 팀이 연결할 수 있는 앱과 API 통합을 제어하여 모든 것을 안전하게 유지할 수도 있습니다.

관리자 콘솔을 사용하면 하위 설정에도 자동으로 일괄 적용되는 조직 수준의 설정을 지정할 수 있습니다. 또한 일부 설정을 워크스페이스를 관리 대상으로 지정하여 어떤 설정이 어디에 적용되는지 명확하게 확인할 수 있습니다.

워크스페이스 중 하나인 Shrimps Inc.에 극비 정보가 포함되어 있다고 가정해 보겠습니다. 멤버가 실수로 사이트와 폼을 게시하는 것을 방지하려고 합니다. 이 경우, 다음 절차를 따르면 됩니다.

• Shrimps Inc. 워크스페이스 행으로 이동하여 모든 사용자에 대해 활성화라고 기재된 행을 모든 사용자에 대해 비활성화로 변경합니다.

• 그러면 일괄 적용 옵션이 나타납니다. 이 옵션을 클릭하면 이 워크스페이스와 관련된 모든 팀스페이스에 설정이 자동으로 적용됩니다.

• 준비가 되면 페이지의 오른쪽 상단 모서리에 있는 변경 사항 저장을 클릭합니다.

일괄 적용을 수행하면 해당 개체 내의 모든 설정에 즉시 적용됩니다. 예를 들어, 워크스페이스에 설정을 일괄 적용하면 해당 워크스페이스 내의 모든 팀스페이스에 해당 설정이 적용됩니다. 나중에 언제든지 개별 팀스페이스에 대한 설정을 세세하게 조정할 수 있습니다.

데이터 및 규정 준수 탭을 사용하면 조직 소유자가 콘텐츠 검색 및 감사 로그를 위한 도구에 접근하여 데이터 거버넌스를 보장하고 규제 요건을 충족할 수 있습니다.

감사 로그는 조직과 워크스페이스 수준에서 수행된 작업을 한눈에 파악하는 데 특히 유용합니다. 예를 들어, 시간 경과에 따른 워크스페이스 설정 변경 사항을 트래킹해야 하는 경우, 감사 로그는 누가 언제 어떤 사항을 변경했는지 보여주는 편리한 타임라인을 제공합니다.

애널리틱스 탭을 사용하면 팀에서 Notion을 사용하는 방식을 파악할 수 있습니다. 사용자 참여도와 같은 유용한 지표를 통해 활성 멤버와 게스트를 명확하게 파악할 수 있습니다. 이렇게 하면 다양한 팀이 Notion을 사용하는 방법을 쉽게 확인하고, 사용 현황을 트래킹하고, 게스트 사용 권한을 주시할 수 있습니다.

또한 모든 워크스페이스에서 사용자가 콘텐츠를 사용하는 방식에 대한 자세한 통계를 살펴볼 수 있습니다.

• 워크스페이스 소유자만 팀스페이스를 생성하도록 제한켜기: 워크스페이스 소유자만 팀스페이스를 만들게 제한함으로써 손쉬운 정리가 가능합니다. 이렇게 하면 너무 많은 팀스페이스가 생기는 것을 방지하고 보다 쉽게 명확한 구조를 유지할 수 있습니다.

• 페이지 조회수 애널리틱스 저장 및 표시켜기워크스페이스 전반에서 팀원들이 Notion을 어떻게 사용하고 있는지 확인할 수 있습니다. 누구나 본인이 접근할 수 있는 페이지의 애널리틱스를 확인할 수 있으므로 어떤 기능이 잘 작동하는지 쉽게 이해할 수 있습니다.

• 허용된 이메일 도메인 모두 제거 - SSO를 통해서만 사용 권한을 관리하여 워크스페이스를 안전하게 유지하세요. ID 공급자를 통해 가입하는 사람을 제어할 수 있도록 SSO를 유일한 로그인 방법으로 설정하는 것을 권장합니다. 이 방법은 특히 Notion을 팀에 단계적으로 배포할 계획이라면 유용합니다.

훌륭한 조직 관리의 핵심은 보안, 유연성, 사용 편의성 사이에서 적절한 균형을 찾는 것입니다. Notion의 관리자 콘솔을 사용하면 모든 설정을 한곳에서 관리할 수 있으므로 쉽게 적절한 균형을 유지할 수 있습니다. 즉, 팀원들의 업무를 쉽고 효율적으로 만들어 주면서도 워크스페이스를 안전하게 제어할 수 있습니다.