Notion으로 오프라인 작업하기 - 알아두어야 할 모든 사항

일을 시작하려다가 인터넷이 연결되지 않았다는 사실을 깨달은 적이 있나요? 비행기 안이거나, 전파가 닿지 않는 곳에 있거나, 신호가 전혀 없는 곳에서 작업하게 될 때도 있습니다. 그러면 갑자기 모든 주요 정보가 닿지 않는 곳에 있는 듯하고, 일의 진행이 완전히 멈춰 버립니다.

Notion의 오프라인 모드는 워크플로를 중단 없이 유지하고, 콘텐츠를 보호하며, 어디서나 작업에 접근할 수 있도록 지원합니다.

이 가이드에서 다룰 내용은 다음과 같습니다.

• Notion에서 오프라인으로 전환하기

• 오프라인으로 전환할 때 유용한 기능

• 오프라인 작업 전, 도중, 이후의 모범 사례

세상이 오프라인으로 전환되더라도, 작업은 오프라인으로 전환할 필요가 없습니다.

Notion의 오프라인 모드를 사용하면 인터넷 연결 없이도 새 페이지를 보고 편집하고 만들 수 있습니다. 시작하려면 페이지를 열고 오른쪽 상단에 있는 ••• 메뉴를 누른 다음 오프라인에서 사용 가능을 켭니다.

프로젝트 출시 계획과 같은 페이지를 오프라인으로 작업하려면 사용할 모든 기기에서 오프라인으로 사용 가능으로 표시해야 합니다. 예를 들어, 낮에는 노트북에서 편집하고 밤에는 휴대전화에서 검토하려면, 두 기기에서 개별적으로 오프라인 사용 권한을 활성화해야 합니다.

오프라인으로 변경한 내용은 로컬에 저장되며 다음번에 기기가 인터넷에 연결될 때 자동으로 동기화됩니다. 모바일에서 동기화하려면 Wi-Fi가 필요하며, 셀룰러 데이터는 작동하지 않습니다. 휴대전화가 다시 연결되면 모든 편집 사항이 원활하게 업데이트되므로, 심지어 항공기 이륙 직전에도 필요할 때마다 최신 버전을 사용할 수 있습니다.

유료 요금제를 이용 중인 경우, 최근 방문한 페이지와 즐겨찾는 페이지는 자동으로 오프라인에서 사용할 수 있습니다. 모든 요금제에서 개별 페이지를 다운로드하여 오프라인에서 사용할 수도 있습니다.

언제나 안정적인 Wi-Fi가 제공되는 것은 아닙니다. 때로는 연결을 해제하는 것이 집중하기에 가장 좋은 방법일 수도 있죠. Notion의 오프라인 기능을 사용하면 가장 필요한 순간에 언제든지 워크스페이스를 바로 사용할 수 있습니다.

• 이동 중 - 비행기, 지하철, 합승 차량 또는 신호가 없는 외딴 지역 등 여행 중이나 출퇴근 길에는 통신 불가 구역이 많습니다. 오프라인 사용 권한을 이용하면, 인터넷 없이도 여행 계획을 확인하거나, 고객 메모를 검토하거나, 프로젝트 계획을 업데이트할 수 있습니다. 인터넷이 연결될 때까지 기다릴 필요 없이 업무를 준비하고 생산성을 유지할 수 있습니다.

• 연결이 끊어지는 경우 - 가장 안정적인 Wi-Fi도 연결이 좋지 않은 날이 있습니다. 카페의 불안정한 인터넷, 집의 인터넷 장애, 혹은 이용자가 너무 많은 공동 작업 공간 등이 예가 될 수 있죠. 오프라인 모드에서 작업 목록, 팀 위키 및 SOP를 계속 사용할 수 있으므로 계속 원활하게 작업할 수 있습니다.

• 몰입과 방해받지 않는 작업을 위해 - 때때로 업무를 처리하는 가장 좋은 방법은 일부러 오프라인으로 전환하는 것입니다. 알림이나 핑 없이 4분기 전략 문서, 고객 브리핑 또는 새로운 초안에 완전히 몰두할 수 있습니다. 오프라인 모드는 워크스페이스를 조용한 전용 환경으로 전환하므로 집중도 높게 업무를 수행할 수 있습니다.

오프라인으로 전환한다고 해서 서비스가 일시 중지되는 것은 아닙니다. 약간의 준비만 하면 Notion은 신호 없이도 워크플로를 스트레스 없이 원활하게 유지합니다.

약간의 준비만 하면 Wi-Fi 없이도 업무를 계속 진행할 수 있습니다.

1. 필수 페이지 파악하기 - 예정된 출시를 위한 프로젝트 대시보드나 현장 방문을 위한 고객 메모 등 반드시 작업해야 하는 페이지를 파악하세요.

2. 온라인 상태에서 열기 - 최신 버전이 동기화되었는지 확인하려면 사용할 기기에서 해당 페이지를 방문하세요.

   예: 주간 회의 안건을 열어 팀원의 업데이트가 반영되었는지 확인합니다.

3. 오프라인 사용을 위해 페이지 표시 - 필수 작업에 대해 오프라인에서 사용 가능 토글을 켭니다.

   예: 항공편 이용을 준비하는 경우 항공편 세부 정보 및 경비 트래커를 표시하여 준비할 수 있습니다.

   참고: 데스크톱과 모바일은 별도로 설정해야 합니다.

4. 한곳에서 모든 것을 관리하세요.설정 → 오프라인으로 이동하면 데이터베이스와 하위 페이지를 포함하여 모든 오프라인 페이지를 개별적으로 검색하지 않고도 확인하고 검색하고 정리할 수 있습니다.

오프라인 세션은 방해받지 않고 집중할 수 있는 완벽한 환경으로, 깊이 몰입하며 집중해야 하는 업무에 적합합니다. 오프라인 시간을 최대한 활용하는 방법은 다음과 같습니다.

• 집중하기 쉬운 작업에 몰두 -인터넷 연결 없이도 원활하게 수행할 수 있는 작업(작성, 계획, 검토)에 오프라인 시간을 사용합니다.

• 제한 사항 숙지 - 대부분의 블록은 오프라인에서 보고 편집할 수 있지만, 삽입, 버튼, 양식 또는 기타 고급 블록과 같이 실시간 연결에 의존하는 모든 항목은 완전히 작동하지 않습니다.

• 동기화 유지 - 여러 기기에서 동일한 페이지를 편집하면, Notion이 재연결 시 자동으로 텍스트 기반 변경 사항을 조정하고, 드물게 내용이 상충할 경우 검토할 수 있도록 표시해 줍니다.

• 제한 사항 숙지 - 공유 메뉴와 같은 일부 기능은 오프라인 상태에서는 사용할 수 없습니다. 검색 결과에는 오프라인 페이지가 먼저 표시되며, 접근할 수 없는 페이지는 회색으로 표시됩니다.

오프라인에서 사용할 수 있도록 주요 페이지를 저장한 후에는 모든 페이지를 사용하고 최신 상태를 유지하며 저장 공간을 적절히 사용할 수 있도록 약간의 유지 보수 작업을 수행합니다.

1. 데이터베이스 및 하위 페이지의 스마트한 활용 - 일부 페이지는 자동으로 다운로드되지 않습니다. 데이터베이스에서는 첫 번째 보기의 첫 50개 항목만 오프라인으로 저장되며, 기본적으로 상위 페이지에는 하위 페이지가 포함되지 않습니다.

   예를 들어, '고객 프로젝트' 데이터베이스를 오프라인에서 사용할 수 있도록 하려면, Q4 출시 계획'과 같은 특정 프로젝트 행이나 하위 페이지를 표시하여 해당 데이터베이스가 없는 상태에서 작업하는 일이 없도록 합니다.

2. 각 기기를 의도적으로 설정 - 오프라인 설정은 노트북, 태블릿, 휴대전화 간에 전송되지 않습니다.

   예를 들어, iPad와 휴대전화에서 '주간 회의록'을 검토하려면 각 기기에서 오프라인으로 사용 가능으로 표시해야 합니다. 불필요한 공간을 차지하지 않도록 정말 필요한 페이지와 하위 페이지에 집중하세요.

3. 페이지를 최신 상태로 유지 - 앱이 열리고 연결되면 오프라인 페이지가 백그라운드에서 자동으로 업데이트됩니다. 모바일에서는 Wi-Fi를 통해서만 동기화가 이루어집니다.

   예를 들어, 항공편에 탑승하기 전에 팀 위키 및 프로젝트 로드맵 오프라인 사용을 위해 최신 변경 사항이 반영되어 있는지 확인합니다.

   

   오프라인 워크플로를 한 단계 더 발전시키고 싶다면 다음 전략을 사용해 보세요

   • 현장 보고서, 회의록 또는 여행 로그와 같은 일반적인 오프라인 작업에 템플릿을 사용하세요.

   • 토글을 사용하여 큰 페이지를 나누면 작은 기기에서 더 쉽게 확인할 수 있습니다.

다시 온라인 상태가 되면 동기화 상태 표시기를 확인하여 변경 사항이 저장되었는지 확인하세요. 대부분의 텍스트 편집은 자동으로 병합됩니다.

오프라인 모드는 연결이 좋지 않은 경우를 대비한 안전망일 뿐만 아니라 생산성을 높이는 데 도움이 됩니다. 핵심 페이지를 준비하고, 집중하기 쉬운 작업에 집중하고, 오프라인 워크스페이스를 가볍게 유지하면 인터넷 연결이 끊긴 시간을 오히려 몰입 시간으로 전환할 수 있습니다.

따라서 다음에 Wi-Fi가 끊기거나 연결을 해제하기로 선택할 때 아이디어, 계획 및 진행 상황을 언제든지 쉽게 확인할 수 있습니다.