Travailler hors ligne dans Notion : tout ce que vous devez savoir

Vous est-il déjà arrivé de devoir travailler sans connexion Internet ? Vous êtes peut-être dans un avion, hors ligne ou dans un endroit sans aucun réseau. Toutes vos informations importantes sont soudainement hors de portée et vous ne pouvez plus avancer.

Le mode hors ligne de Notion vous permet de travailler sans interruption, de garder vos contenus sécurisés et d’y accéder partout, même sans connexion.

Dans ce guide, nous allons aborder :

• Comment se préparer à travailler hors ligne avec Notion

• Quand le mode hors ligne s’avère utile

• Les meilleures pratiques avant, pendant et après le travail hors ligne

Parce que même si le monde se déconnecte, vous pouvez continuer à travailler.

Le mode hors ligne de Notion vous permet d’afficher, de modifier et de créer de nouvelles pages, même sans connexion Internet. Pour commencer, ouvrez n’importe quelle page, appuyez sur le menu ••• situé dans le coin supérieur droit et activez l’option Disponible hors ligne.

Si vous souhaitez travailler sur une page hors ligne, par exemple pour planifier le lancement de votre projet, marquez-la comme disponible hors ligne sur chaque dispositif que vous prévoyez d’utiliser. Par exemple, si vous souhaitez la modifier sur votre ordinateur portable pendant la journée et la consulter sur votre téléphone le soir, vous devez activer l’accès hors ligne séparément sur les deux appareils.

Toutes les modifications que vous apportez hors ligne seront enregistrées localement et synchronisées automatiquement la prochaine fois que votre appareil se connectera à Internet. Sur mobile, la synchronisation nécessite une connexion Wi-Fi. Les données cellulaires ne fonctionneront pas. Une fois votre téléphone reconnecté, toutes vos modifications seront parfaitement mises à jour pour être prêtes quand vous en avez besoin, même juste avant le décollage.

Si vous avez souscrit un forfait payant, vos pages récentes et favorites sont automatiquement disponibles hors ligne. Quel que soit votre forfait, vous pouvez également télécharger des pages individuelles pour y accéder hors ligne.

Le Wi-Fi n’est pas toujours au rendez-vous et, parfois, se déconnecter est le meilleur moyen de se concentrer. Grâce à la fonctionnalité hors ligne de Notion, votre espace de travail reste à portée de main lorsque vous en avez le plus besoin :

• Lorsque vous êtes en déplacement : les voyages et les trajets quotidiens passent souvent par des zones sans réseau : avions, métros, trajets en covoiturage ou régions reculées non connectées. Avec l’accès hors ligne, vous pouvez toujours consulter votre itinéraire de voyage, afficher les notes des clients ou mettre à jour un plan de projet en cours de route. Vous n’avez jamais à attendre une connexion pour maintenir votre productivité ou vous préparer.

• Lorsque votre connexion vous laisse tomber : même le Wi-Fi le plus fiable connait de mauvais jours, qu’il s’agisse d’un café avec une connexion Internet instable, d’une panne de courant à la maison ou d’un espace de coworking surchargé. Le mode hors ligne conserve vos listes de tâches, le wiki de votre équipe et vos SOP (modèles de procédure opérationnelles à portée de main, pour que vous puissiez continuer à travailler sans interruption.

• Pour une concentration profonde et un travail sans distraction : parfois, la meilleure façon de faire avancer les choses est de se déconnecter intentionnellement. Sans notifications, vous pouvez vous immerger pleinement dans votre document de stratégie du quatrième trimestre, votre brief client ou lebrouillon de votre roman. Le mode hors ligne transforme votre espace de travail en un environnement calme et dédié au travail intensif.

Se déconnecter ne signifie pas faire une pause. Avec un peu de préparation, Notion vous permet de travailler sans accroc et sans stress, même sans réseau.

Un peu de préparation vous permettra de continuer à travailler, même sans Wi-Fi :

1. Identifiez vos pages essentielles : repérez les pages sans lesquelles vous ne pouvez pas travailler, comme le tableau de bord de votre projet pour un lancement à venir ou les notes de vos clients pour une journée de visite sur site.

2. Ouvrez-les lorsque vous êtes en ligne : consultez ces pages sur l’appareil que vous utiliserez pour vous assurer que la dernière version est synchronisée.

   Exemple : ouvrez l’ordre du jour de votre réunion hebdomadaire pour vérifier que les mises à jour de votre collègue sont bien prises en compte.

3. Marquez les pages pour un accès hors ligne : activez l’option Disponible hors ligne pour vos pages essentielles.

   Exemple : si vous vous préparez pour prendre un vol, marquez les détails de celui-ci et votreoutil de suivi des dépenses pour qu’ils soient prêts à l’emploi.

   N’oubliez pas : les versions mobile et de bureau doivent être configurées séparément.

4. Gérez tout au même endroit : accédez à Paramètres → Hors ligne pour afficher, chercher et organiser toutes vos pages hors ligne, y compris les bases de données et les sous-pages, sans avoir à les chercher individuellement.

Considérez les séances hors ligne comme des moments de concentration intégrés, parfaits pour un travail intensif sans distractions. Voici comment tirer le meilleur parti de votre temps hors ligne :

• Adoptez un mode de travail qui favorise la concentration :utilisez le temps passé hors ligne pour rédiger, planifier ou réviser. Effectuez des tâches qui fonctionnent parfaitement sans connexion Internet.

• Connaissez vos limites :la plupart des blocs peuvent être consultés et modifiés hors ligne, mais tout ce qui dépend d’une connexion en direct, comme les intégrations, les boutons, les formulaires ou d’autres blocs avancés, ne fonctionnera pas entièrement.

• Restez synchronisé·e : si vous modifiez la même page sur plusieurs appareils, Notion harmonisera automatiquement les modifications textuelles une fois reconnecté·e et signalera les rares conflits que vous devrez examiner.

• Connaissez les limites : certaines fonctionnalités, comme le menu Partager, ne sont pas disponibles hors ligne. Et dans les résultats de recherche, les pages hors ligne apparaissent en premier. Toutes les pages auxquelles vous ne pouvez pas accéder seront grisées.

Une fois vos pages clés enregistrées pour une utilisation hors ligne, un peu de maintenance permet de s’assurer que tout reste accessible, à jour et facile à stocker :

1. Soyez futé·e avec les bases de données et les sous-pages : toutes les pages ne se téléchargent pas automatiquement. Dans une base de données, seules les 50 premières entrées de la première vue sont enregistrées hors ligne, et les pages parentes n’incluent pas leurs sous-pages par défaut.

   Par exemple, si vous souhaitez que votre base de données « Projets clients » soit disponible hors ligne, marquez les lignes ou les sous-pages spécifiques du projet, comme « Plan de lancement du 4e trimestre » pour vous assurer d’y avoir accès.

2. Configurez chaque dispositif de manière intentionnelle : les paramètres hors ligne ne sont pas transférés entre votre ordinateur portable, votre tablette et votre téléphone.

   Par exemple, si vous souhaitez consulter les « Notes de réunion hebdomadaires » sur votre iPad et votre téléphone, vous devez les marquer hors ligne sur chaque appareil séparément. Concentrez-vous sur les pages et les sous-pages dont vous avez vraiment besoin pour éviter d’occuper inutilement de l’espace.

3. Gardez vos pages à jour : les pages hors ligne sont mises à jour automatiquement en arrière-plan lorsque l’application est ouverte et connectée. Sur mobile, la synchronisation se fait uniquement via Wi-Fi.

   Par exemple, avant de monter à bord d’un avion, ouvrez le Wiki de votre équipe et la feuille route de votre projet pour vous assurer que les dernières modifications sont prêtes pour un accès hors ligne.

   

   Essayez ces stratégies si vous souhaitez améliorer votre flux de travail hors ligne

   • Utilisez des modèles pour les tâches hors ligne courantes, telles que les rapports de terrain, les notes de réunion ou les journaux de voyage.

   • Divisez les pages volumineuses à l’aide de menus déroulants pour faciliter la navigation sur les appareils plus petits.

De nouveau en ligne, consultez l’indicateur d’état de synchronisation pour confirmer que vos modifications sont enregistrées. La plupart des modifications de texte seront fusionnées automatiquement.

Le mode hors ligne n’est pas uniquement un filet de sécurité en cas de mauvaise connexion. Il apporte aussi un gain de productivité. En préparant vos pages clés, en travaillant de manière concentrée et en gardant un espace de travail hors ligne léger, vous pouvez transformer les temps d’arrêt en séances de travail intensif.

Ainsi, la prochaine fois que votre Wi-Fi tombe en panne, ou que vous souhaitez vous déconnecter, vous saurez que vos idées, vos projets et vos progrès seront toujours à portée de main.