Todo lo que necesitas saber sobre la configuración y gestión de una organización en Notion

El hecho de gestionar varios espacios de trabajo y opciones de configuración no debería suponerte un impedimento, por mucho que esté creciendo tu equipo en Notion. Si, además, hay distintos administradores ocupándose de cada espacio, puede ser una auténtica locura coordinarse. Ante la falta de una perspectiva más amplia, puedes perder mucho tiempo intentando apañarte con configuraciones confusas en lugar de centrarte en tareas más estratégicas.

En Notion, los ajustes de toda la organización reúnen todo lo que necesitas en el mismo sitio: las personas, las opciones de seguridad y mucho más. Como propietario de una organización, tendrás una Consola de administración ordenada e intuitiva que se encuentra fuera del producto principal. Esto te otorga completa visibilidad y control sobre las opciones que afectan a la organización entera en todos tus espacios de trabajo. Imagínatelo como tu centro de mando: una única fuente de información donde puedes ver todo lo que ocurre y hacer cambios con poco más que unos clics.

En esta guía, aprenderás a:

• Configurar tu organización y asignar propietarios para centralizar la gestión de los ajustes.

• Comprender las diferencias entre los propietarios de la organización y los del espacio de trabajo.

• Usar la Consola de administración para estar al tanto de todo lo que ocurre en tus espacios de trabajo.

• Utilizar los ajustes recomendados de Notion para garantizar la máxima seguridad de tu organización.

Cuando configuras una organización en Notion, reclamar el dominio de tu empresa te da más control y visibilidad sobre cualquier persona o espacio afiliado a ese dominio en la plataforma. La verificación del dominio es el primer paso para gestionar los ajustes de toda la organización. Habilita capacidades administrativas y de seguridad esenciales, incluida la unificación de múltiples espacios de trabajo asociados con tu dominio en tu organización. También tendrás acceso a los ajustes para gestionar el dominio en cuestión. Entre otras cosas, podrás configurar el inicio de sesión único de SAML para tu espacio de trabajo, usar integraciones con Notion mediante vistas previas de enlacesy decidir quién puede crear espacios de trabajo. Consulta este artículo para obtener más información.

Una vez que hayas reclamado el dominio de tu empresa, puedes asignar propietarios de la organización para que gestionen los ajustes y controles de la misma.

Los propietarios de la organización son una especie de superadministradores que tienen un control total sobre los ajustes y permisos de toda ella, así como de los espacios de trabajo de los que no forman parte. Con tal de que todo funcione como debe, también supervisan a otros administradores, como los propietarios de espacios de trabajo y de equipos. Consulta nuestro artículo de referencia para obtener más información sobre cómo establecer propietarios de la organización.

Por ejemplo, si tu empresa tiene espacios de trabajo en América del Norte, Europa y Asia, habrá que iniciar sesión en cada uno de ellos para poder actualizar ajustes básicos de seguridad, como las políticas relativas a las contraseñas. Sin los permisos adecuados, siempre tendrás que pedir a los propietarios de otros espacios que hagan los cambios que necesites, por muy simples que sean. En cambio, tener propietarios de organización al mando es lo más óptimo para que las cosas funcionen bien y con agilidad.

También existe la opción de tener varios propietarios en una organización, aunque en ese caso es importante definir unas pautas claras para garantizar una buena colaboración. De esa forma, podrán organizarse al gestionar los ajustes y los permisos.

Con múltiples roles en juego, es importante comprender las diferencias clave entre los propietarios de la organización y los del espacio de trabajo:

• Los propietarios de la organización son superadministradores y cuentan con el máximo nivel de control sobre la misma. Tienen autoridad sobre los ajustes y permisos de toda la organización, incluidos los espacios de trabajo que no gestionan directamente.

• Los propietarios de espacios de trabajo gestionan su espacio específico con privilegios de administrador, pero se enfrentan a ciertas limitaciones cuando este forma parte de una organización. Los ajustes del propietario de la organización pueden restringir sus propias capacidades.

Nosotros recomendamos que sean los propietarios de la organización los principales responsables de tomar decisiones sobre los ajustes y las políticas de toda ella. Si necesitas ideas prácticas para ayudarlos a trabajar codo con codo con los propietarios de los espacios de trabajo, aquí te damos algunas:

• Documenta los marcos de decisión: redacta pautas claras y sencillas sobre qué decisiones puede tomar cada administrador según su rango. Esto ayuda a evitar confusiones.

• Establece canales de feedback: consigue que sea fácil para los propietarios de espacios de trabajo compartir sus opiniones sobre las políticas y decisiones que afectan a sus equipos.

• Simplifica los cambios: establece un proceso claro para que los propietarios de los espacios de trabajo puedan solicitar cambios en los ajustes cuando lo necesiten.

• Mantén a todo el mundo informado: comunica a los propietarios de los espacios de trabajo cualquier cambio que pueda afectar a sus espacios con la máxima antelación posible.

Si bien los ajustes de toda la organización ayudan a mantener la seguridad y el buen funcionamiento, no deben interferir con la configuración específica de los espacios de trabajo. Si sigues estas prácticas, podrás garantizar la seguridad y, al mismo tiempo, ofrecer a los propietarios de los espacios de trabajo la flexibilidad que necesitan para gestionar eficazmente sus equipos.

Cuando eres el propietario de una organización, la Consola de administración hace las veces de panel de control y te da una vista general de tu equipo, la configuración de uso compartido, los controles de seguridad y cumplimiento y los registros de auditoría en un único lugar.

Para acceder a la Consola de administración, abre el selector de espacios de trabajo y selecciona Gestionar organización.

Desde la sección de Inicio podrás acceder a cinco categorías clave: General, Personas, Seguridad, Datos y permisos y Análisis. A continuación te explicamos cómo puedes sacar el máximo partido a cada opción de configuración:

La pestaña General te permite acceder rápidamente a los principales ajustes de la organización. Puedes editar el nombre de la organización, el avatar, los dominios de correo electrónico verificados y los espacios de trabajo y de equipo, así como gestionar el inicio de sesión único de SAML y el aprovisionamiento de SCIM, todo desde un único lugar.

En esta pestaña, cuando selecciones Gestionar espacios de trabajo, verás todos los espacios de trabajo conectados a tu organización. Haz clic en cualquier espacio de trabajo para consultar y modificar las funciones activadas. Por ejemplo, puedes activar la IA de Notion para equipos específicos y dejarla desactivada para otros. ¿Y sabes qué es lo mejor? Que podrás gestionarlo todo desde una misma vista, sin tener que cambiar de un espacio de trabajo a otro.

La pestaña Personas te permite gestionar con facilidad cómo aparecen y funcionan los miembros y los invitados en tu organización. Esto incluye la gestión de las sesiones de usuario y los ajustes para acceder a las cuentas, como el restablecimiento de contraseñas y la posibilidad de cerrar la sesión en las cuentas de todos los usuarios. Consulta nuestro artículo de referencia para obtener más información sobre las opciones de configuración disponibles.

La sección Gestionar miembros te permite ver a todas las personas de tu organización y saber a qué espacios de trabajo pertenecen. Esta vista es de gran utilidad para llevar un seguimiento de los miembros de tu equipo y gestionar la facturación. En vez de tener que exportar listas de miembros de cada espacio de trabajo y eliminar de forma manual los duplicados, podrás verlo todo desde un solo lugar. De esa manera, si un usuario pertenece a varios espacios de trabajo, sabrás que solo se le contabilizará una vez en cada ciclo de facturación.

También puedes hacer clic en cualquier miembro para ver su perfil en todos los espacios de trabajo a la vez y así no tener que buscar sus datos en distintos lugares.

La pestaña Seguridad te ayuda a proteger la información de tus equipos. Podrás configurar y gestionar los ajustes de seguridad en todos tus espacios de trabajo, como controlar quién puede compartir contenido externamente, exportar páginas o añadir nuevos miembros al equipo. También puedes decidir qué aplicaciones e integraciones de seguridad y mantenimiento puede conectar tu equipo.

La Consola de administración te permite establecer ajustes para toda la organización en bloque, que se propagan automáticamente. También puedes designar que algunos ajustes los gestione el espacio de trabajo, gracias a lo cual podrás comprobar claramente qué configuraciones se han aplicado y dónde.

Supongamos que uno de tus espacios de trabajo, Sardinas S. A., contiene información altamente confidencial y quieres evitar que los miembros publiquen sitios y formularios por error. En este caso:

• Dirígete a la fila del espacio de trabajo de Sardinas S. A. donde dice Habilitar para todos y cámbiala a Deshabilitar para todos.

• Al hacerlo, aparecerá la opción Aplicar en bloque. Haz clic en ella para aplicar automáticamente la configuración a todos los espacios de equipo asociados a este espacio de trabajo.

• Una vez hayas terminado, haz clic en Guardar cambios en la esquina superior derecha de la página.

Cuando hagas cambios en bloque, se aplicarán de inmediato en todos los ajustes de la unidad. Por ejemplo, si aplicas la configuración en bloque a un espacio de trabajo, también se hará efectiva en todos los espacios de equipo que contenga. Recuerda que más adelante podrás modificar los ajustes específicos de cada espacio de equipo.

La pestaña Datos y cumplimiento permite a los propietarios de la organización acceder a herramientas para la búsqueda de contenido y los registros de auditoría con el fin de garantizar la gobernanza de datos y cumplir con los requisitos reglamentarios.

El registro de auditoría es especialmente útil para comprender al mismo tiempo las acciones que se han llevado a cabo tanto a nivel de la organización como del espacio de trabajo. Por ejemplo, si necesitas hacer un seguimiento de los cambios de configuración del espacio de trabajo a lo largo de un periodo de tiempo, el registro de auditoría te proporciona una línea de tiempo con las fechas y los usuarios que los llevaron a cabo.

La pestaña Estadísticas te ayuda a entender cómo usa Notion tu equipo. Encontrarás métricas útiles, como las interacciones de los usuarios, que te ofrecen información clara sobre los miembros activos y los invitados. Así te resultará muy fácil saber cómo utilizan Notion los diferentes equipos, monitorizar la adopción y controlar el acceso de los invitados.

También puedes consultar estadísticas detalladas acerca de cómo interactúan las personas con el contenido en todos tus espacios de trabajo.

• Activa la opción Limitar la creación de espacios de equipo solo a los propietarios de espacios de trabajo: establece que solo los propietarios de espacios de trabajo puedan crear espacios de equipo para tenerlo todo organizado. De esta forma evitarás que se creen más espacios de equipo de la cuenta y podrás mantener una estructura más clara.

• Activa la opción Guardar y mostrar las estadísticas de las visitas a páginas: descubre cómo tu equipo utiliza Notion en el espacio de trabajo. Todos pueden consultar las estadísticas de las páginas a las que tienen acceso y así entender qué está funcionando bien y qué no.

• Elimina todos los dominios de correo electrónico autorizados: protege tu espacio de trabajo gestionando el acceso únicamente a través de SSO. Te recomendamos que configures el SSO como tu único método de inicio de sesión para que puedas controlar quién se une a través de tu proveedor de identidades. Algo muy útil si planeas implementar Notion en tu equipo paso a paso.

En el fondo, una buena gestión de la organización consiste en encontrar el equilibrio adecuado entre seguridad, flexibilidad y facilidad de uso. Nuestra consola de administración reúne todas tus configuraciones en un solo lugar, por lo que te será más fácil mantener este equilibrio. Así podrás mantener tu espacio de trabajo seguro y bajo control garantizando un sistema sencillo y eficiente para tu equipo.